استراتيجيات إدارة الوقت - قاعدة مذكرات التخرج والدراسات الاكاديمية

استراتيجيات إدارة الوقت

استراتيجيات إدارة الوقت

لا تختلف وسائل ووظائف إدارة الوقت عن غيرها من وسائل ووظائف إدارة عناصر الإنتاج الآخرى، إذ يتطلب تخطيط وتنظيم ومتابعة طريقة استثمارنا للوقت المتاح، إلا أن أهمية إدارة الوقت تبرز من طريقة إدارتنا للوقت وتؤثر بشكل مباشر في إدارتنا لبقية عناصر الإنتاج.

اولاً: السجل اليومي للوقت:

تبقى المعلومات التي يعتزم المدير الحصول عليها هي الموجة الأساسي في تصميم نموذج سجل الوقت، والجدول رقم (1) التالي يمثل نموذج إرشادي لسجل الوقت اليومي:

جدول 1 نموذج السجل اليومي للوقت

يتطلب استخدام هذا النموذج تسجيل كل الأنشطة التي يقوم بها المدير الهامة والمستعجلة والوقت الذي يستغرقه إدارة كل نشاط. وكذلك المقاطعات أو أي مقاطات آخرى. ولا يوجد فترة قياسية لاستخدام هذا النموذج وإنما يستمر المدير في التسجيل حتى يعتقد أن التسجيل غطّى الفترة المناسبة لإعطاء الصورة الحقيقية عن كيفية قضائه لوقته، فقد تكون ليومين أو ثلاث للبعض وقد تكون لعدة أسابيع أو في شهر للبعض الآخر. ولكن الأغلب يسجل الأسبوع أو أسبوعين ولمرة وأحدة على الأقل في السنة.

ثأنياً: سجل ملخص الوقت:

عندما ينتهي المدير من تسجيل الوقت اليومي يقوم بتلخيص السجل وذلك كما في الجدول رقم (2)

جدول 2 (نموذج سجل ملخص الوقت)

ثالثاً: سجلات الوقت الخاصة:

إضافة إلى السجل اليومي للوقت وسجل ملخص الوقت تستخدم سجلات خاصة لكل نشاط على حده، مثل سجل الهاتف، وسجل المقاطعات، وتزويد هذه السجلات المدير بمعلومات تفصيلية أكثر عما يمكن أن يزوده بها السجل العادي. الجدول رقم (3) يوضح ذلك:

جدول 3 (نموذج سجل الهاتف)

وتعتمد كفاءة إدارة الوقت على عدة عناصر من أهمها:

1-إدراك المدير لقيمة الوقت وأهميته وتحديد الوقت الضائع فيه.

2-معرفة المدير بالوسائل والمهارات اللازمة لإدارة الوقت.

3-استخدام المدير لهذه الوسائل والمهارات في إدارة الوقت.

وقد أشار فينر FERNER إلى ضرورة اتباع الخطوات التالية في إدارة الوقت:

1-تحديد كيفية استخدام الوقت حالياً باستخدام التقنيات الحديثة في تسجيل الوقت.

2-تحديد الوقت المخصص لتحديد المشكله، أسبابها، والحلول المقترحة لها.

3-إجراء عملية التقييم الدوري للإمكانيات والمتطلبات.

4-تحديد الأهداف وتحديد الأولويات في هذه الأهداف.

5-وضع خطط عملية لتحقيق الأهداف.

6-تنفيذ الخطط من خلال وضعها على برنامج العمل اليومي.

7-العمل على تطوير الخطط المتبعة في إدارة الوقت.

8-المتابعة والتحليل الدوري للنتائج وإعادة التخطيط.

ويمكن اعتبار هذه الخطوات متكاملة لتحقيق إدارة الوقت ويصعب تنفيذ أي منها إذا فقدت أحداها، إلا أن أهم هذه المراحل هي الاولى، إذ أن البدء بها يمثل أصعب المراحل، لأنها تشخص النشاطات التي تستحوذ على الجزء الأكبر من وقت المدير وإذا ما تم اتباع المبادئ والطرق العلمية في إدارة الوقت فإنه سيكون استثماراً مفيداً لأن استغلال الوقت سيؤدي إلى:

1-تحقيق المنظمة لأهدافها.

2-الالتزام بالقضايا الإدارية المهمة والطويلة الأمد بدلاً من القضايا قصيرة الأمد.

3-تطوير قدرات المديرين.

4-تخفيف القلق والضغط والتوتر عند المديرين.


المصدر : كتاب فن إدارة الوقت والاجتماعات٫سامي محمد حريز٫دار دجلة ٫ 2007 ٫ ص : 22-23-24.

Add a Comment

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *